皆さん突然ですが、『時間や人手があればこれをやるのに！！』という仕事
もしくは、『本当はこの業務ここまでやれたらいいのに！！』
と思っているお仕事はございませんか？
中小企業の【それRPAで解決できます！！】シリーズ
第４回目は、「そんな仕事を自動化する！！」というRPA活用方法のご紹介です。
RPAの活用方法を考える際にはどのように考えますか？？
通常、自動化を考える場合は「自身で担当している業務を洗い出し」、
そこから「優先順位を決めてロボ作成をしていく」という流れが一般的です。
人間がやっていたPC作業をロボに置き換えていくのがRPAですので、
この活用方法が最も多いことは間違いありません。
先日お話をお伺した物流関連のＡ会社の担当者様も当然そのように、
従来の業務の流れを自動化することを目指していらっしゃいました。
自動化をご検討頂いている作業は
１．専用の発注システムを起動して、発注データを確認
２．発注情報があれば、納品書および出荷依頼書を印刷実施
３．発注情報をメールにて連絡
の流れで、１日３回行っているもの。
担当者のＢさんが１回２．５時間かけて作業をしていらっしゃいました。
さっそく、業務をよく知っていらっしゃるBさんが
ロボを作成開始し、業務は無事自動化。
Bさんはこの作業から解放され、
「他の業務に集中できるようになった」
「楽になって良かった」
ととても喜んでいらっしゃいました。
『やりたかったができなかった作業』をロボで実現したい
さて、いつものRPA導入による自動化ですと
この後は「次はこの作業を自動化しよう！！」となるのですが、
A社様、Bさんは違ったんです。
Bさんからこんな提案がありました。
「自分で作成をしたロボが、
自分がやっていた業務を代わりにやっているところを見て気づいたのですが、
本当は発注データの確認は1日三回ではなく、
もっとタイムリーに行いたいと思っていたんです。」
「ただ自分の作業工数を考えると、
他の作業もあるので1日三回のタイミングでまとめて処理をしていました。
しかし、ロボット作業となった今より
タイムリーに作業が出来るんじゃないでしょうか？？」
「例えば、３分に一回発注確認するとかです。」
業務のフローをロボに合わせることで効果アップ
Bさんは、ロボの作業のタイミングを変えました。
１日３回のロボを、３分に１回にしたのです。
人の手でやる処理だったら３分に１回はあり得ません。
でもロボットなら出来ちゃうんです！！
この新しいロボは”効果てきめん”でした。
Bさん自身の作業工数の削減はもちろん、
発注確認を「1日に三回」から「３分に一回」にしたことで、
「出荷速度が向上」したのです。
まさにBさん個人の業務改善にとどまらず、
A社様全体の生産性向上に繋がったのでした。
おわりに
いかがでしたでしょうか？
「この業務がなかったら楽になるな～！」
といった観点で自動化する対象業務をイメージするだけでなく、
「人間だと難しいけど、ロボならできることがあるかもしれない！」
という視点で自社の業務を眺めて頂くと業務改善だけではない効果が得られるかもしれません。
インフィニティーシーズでは今回のような考え方のコツや事例をお伝えしながら、
RPA活用のお手伝いさせていただいています。
業務の洗い出しや洗い出した業務の自動化優先度等を診断する
業務診断なども無料で行っています。
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