いつも弊社のホームページをご覧いただきありがとうございます。
おかげさまでRPAに関するお問い合わせが増加し、多くの方にご興味を持っていただいております。
これからも皆様のご期待に応えられるよう
最新の情報や成功事例をお届けしてまいりますのでどうぞよろしくお願いいたします。
さて、本日はその中でも多くご質問いただく
「導入してよかったRPAの事例は？」
という内容について３つご紹介していきます。
①繰り返しのボリュームが大きい業務
とある小売り関連の事業会社で行っていた重いデータ抽出と加工の作業を自動化したお話です。
こちらは毎週月曜日の朝に以下のような売り上げの分析をしています。
１. 毎週月曜日の朝に前週の売り上げデータをシステムから抽出
２. 売上の好調な商品、不調な商品をExcel形式で加工
３. 加工リストを分析して、仕入れや在庫調整の判断を毎週火曜日に実施
担当者は、毎週月曜日の朝に出社すると、まずはシステムから売上データを抽出するのですが
このシステムが自社の売上管理システムで大変動きが重く、
データ抽出だけでもかなり時間がかかっていました。
結果として、午前中はデータの抽出作業で終わり、
午後に急いでExcelにまとめて分析の時間をほとんど取れずに
火曜日の在庫調整を判断していたそうです。
◇分析の時間をもっと取るにはどうすればいいか
担当者としては午前中までにExcel加工までの作業を終えて、
午後は分析の時間にしたいという思いがありました。
そこで出番となったツールがRPAでした。
・システムにログインしてデータを抽出
・抽出データをExcelに加工
上記は定型業務ですので、RPAが最も得意とする作業です。
無事、毎週月曜日の朝に行っていた業務のうち、
”抽出データをExcelに加工する”までのロボが完成しました。
◇ロボは日曜日に働かせても大丈夫です
さらに担当者は、ロボを日曜日の夜に稼働させることで
月曜日の朝、出社したら売上データ加工が終わっている状態にしました。
ロボパットにはタイマー設定の機能があるので、
指定の時間にロボを立ち上げて仕事をさせることができます。
結果、”月曜日の午前中までにExcel加工までの作業を終えて、午後は分析の時間にしたい”
という思いを実現させるどころか
“月曜日の午前中に分析を行い、午後には在庫調整の判断を終える”
ところまで実現させることができました。
そのおかげで分析などの施行をする時間を確保でき、
仕事そのものの質も向上していると実感されていました。
また、データ展開が早くなったことで、後工程の担当者も余裕をもって業務が行えるようになり
とても喜んでもらえたとのことでした。
②忙しいときに発生してほかの重要な業務の妨げになる業務
とある中小企業のグループ会社の事務員が行っていた
アンケート結果の集計と報告の業務を自動化したお話です。
こちらは1ヶ月に一回、しかも１０分程度で終わる業務でした。
ですが、この業務を１０分で終わらせることはまず難しいとのこと。
◇１つの業務に集中できない現場の実情
こちらの業務は毎月５日に行っています。
つまり、月末月初なのです。
ただでさえ締め作業で忙しいのに他部署から連絡も多いため
本来やりたい業務1本に集中できる環境ではありません。
ボリュームはなくても様々な業務に追われていると
些細なものでもストレスフルですし、ミスも起きやすくなります。
◇小さなロボの大きな効果
今回、１ヶ月に一回、たった１０分の業務をロボ化したことで
事務員の負担が軽減されました。
実はこのような「小さな業務をロボ化する」ことがRPA成功の重要な秘訣なのです。
RPAを使うとなると
「時間のかかる業務から自動化して一気に効率的だ！」
と意気込む方が多いのですが、
そうではなく、小さな業務からどんどん進めていく方が効果的なのです。
このような細かな作業をロボに覚えさせることで
自分のやりたい業務に集中でき、
結果、生産性があがることはもちろん、「次はこうしよう！」という視野も広がり
働くことがもっと楽しくなるのではないでしょうか。
③業務を引継ぐ手間と時間
とある企業の採用担当者が行っていた業務の中で
毎日１時間半～２時間かけて
“採用支援サイトで条件に合った学生を検索してメッセージを送る”
というものがありました。
しかもかなり細かい作業なので、担当者が変わるたびに引継ぎにすごく時間がかかっていた上に
引継ぎの抜け漏れが高い頻度で発生してしまい、とにかく手間がかかっていたのだとか。
◇細かい作業こそロボ化しよう
ロボパットを活用してからは当たり前ですが、
そもそも実作業を引き継がなくていいわけですから
抜け漏れなく、今までの３分の１ほどの時間で引き継げるようになったそうです。
引き継ぐ先が、部署移動も退職もないロボにできるだけで、とっても楽になりますよね。
いかがでしょうか。
具体的な事例があることで、自社での活用方法が見つかることもありますよね。
「うちの会社だとどんな業務に使えるかな？」
「購入を考えているけど、どんな手順で進めていけばいい？」
そんなお悩みがございましたら、お気軽にご相談ください。
