中小企業の【それRPAで解決できます！！】シリーズ
第3回目は、「繁忙期の業務を平準化」されたお客様の事例をご紹介します。
決算時期や年末年始、年度末など繁忙期がやってくると本当にバタバタしますよね。
毎年やってくるので、今年こそは何とかしたい！！と思うものの、終わってしまうと
「何とか、今年も乗り切った！！ひとまず一息…」という間に気が付けば次の繁忙期・・・
という方や、何から手を付けていいのかわからないまま日々に追われて次の繁忙期・・・
という会社様もいらっしゃるのではないでしょうか？？
毎年の繁忙期、毎年同じように忙しい…それを、今年こそ、RPAで解消しませんか？
◇繁忙期の理由を考える！！
繁忙期は忙しい！！と言っても、その忙しさの原因は様々
★お客様が多くなるのでその対応で忙しい！
★雪が降るのでその対応作業に追われてしまう。
★特定の書類を作る必要があるので作成に伴う情報整理に時間がかかってしまう
などなど。会社様の規模や業界によって違いますよね。
RPAを活用する為には、まずは忙しさの原因を突き止めることからスタートします。
原因がピックアップ出来たら、その中で時間がかかる業務・作業をさらに出します。
ここで、重要なのは「負担のかかる業務」「嫌だなと思う業務」をあげること。
自動化して楽になった！！と言って頂ける業務は
ボリュームが多い業務とイコールではないんですよね。
このあたりのコツはまた改めてどこかの機会でお伝え出来ればと思います。
◇RPA化に最適な業務とは？？
さて、時間がかかる業務や作業の一覧が出来上がりましたら、業務選定まであと一息。
業務の中にある繰り返し作業を拾い上げていきましょう。
ここからは、私のお客様の中でも多い「経理業務」の事例をあげながらご案内しますね。
自動化されたものは、請求書の発行です。
このお客様は季節ものの商品の製造・販売を行っている為、繁忙期にはとにかく大量の請求書を送る
作業に追われていました。
具体的にはこのような作業
・メールソフトを開いて宛先を入力
・件名、定型文を入力
・請求書 PDF を特定フォルダの中から探してきて添付。
・送信ボタンを押す
これを顧客数分、人が手で行う・・・気が遠くなる様な作業でした。
そこで、この４つの作業をすべて自動化。スケジュールにて動かすことで、夜中にロボットが
メール作成を行う仕組みにしました。
ただ、請求書という書類の性格上間違いがあってはいけません。そこで、作成が終わったメールは
送信前に人がチェックできるような流れにしたのです。
これにより、作業の負担が繁忙期と繁忙期以外の取引先の増減に左右されない仕組みを作ることができ
繁忙期でも定時に帰れるようになった！と喜びの声を聴かせて頂きました。
RPA は、定期的に発生する業務、定型化されている業務が得意なので、繁忙期に増える経理業務
とは相性がぴったりです。
業務のフローが定型化している経理部門から導入開始いただき、業務自動化を進められるお客様は
非常に多いので、経理業務は自動化のスタートとして最適と言えるかもしれませんね。
◇繰り返す入力作業はRPAの十八番
また、こんな作業もRPAの出番です。
1つの取引に対して色々なシステムに繰り返し入力する場面
例えば、何か物品を購入して、取引先に後払いで支払う場合。
①まずは、請求書の内容を手打ちでデータ化して、支払承認に回す。
②経理に回して費用承認。
③月末に支払うためにパソコンバンキングのデータへ加工。
④最後に支払完了後、支払ったことの仕訳を入力。
業務フローは会社様によって異なりますが、気が付いたら
あれ？毎回同じような項目の入力を何度もしているぞ！？というこの状況はあるあるではないでしょうか。
RPAなら、一度仕事を覚えさせれば、人間がやるのは「最初のデータ化」のみで良くなります。
それ以外は、タイマー機能にて希望の時間にロボが代わりに業務を行ってくれるように設定すれば
ロボットがやってくれるようになるのです。
◇決算だって怖くない？！財務会計と管理会計の連動
最後は、財務会計の業務からピックアップします。
とある卸業の会社様は財務会計ソフトの項目では管理会計に必要な項目を拾い出すことが出来ない為
決算月は毎年、必要な項目を抽出・ダウンロードして、管理会計に必要な内容に加工するという作業に
追われていました。
そこで、抽出・ダウンロード・加工をRPA化したのです。
この作業をRPAに任せることで、今までは作れなかった過去の売り上分析や今後の
先読みなどの人間にしか出来ないデータを作成することが出来るようになりました。
以上の様に１つずつRPA化することが出来れば、もう、繁忙期など恐れる事なかれ！？
確実に楽になります！
ぜひ、今から、次の期末に備えてみてはいかがでしょうか？？
まずは、無料でご相談も受け付けておりますので、いつでもご相談ください！
