こんにちは！
湿度の高い、危険な暑さが毎日続いていますね。
体調管理にはどうぞ気をつけてお過ごしください。
さて、少し前になりますが、
初めてのお掃除ロボットを購入しました!
元々は床のホコリの掃除をしたくて購入したのですが、
一番変化を感じているのが
「床にものを置かなくなった」ことです。
過去、何度も
「整理整頓。元あった場所に戻す。」
と志しては挫折していました。
ですが今回、
「せっかく買ったのだから活用しよう！」
と思うことで、
「床にものを置かないようにしよう」
となり、自然と
「部屋をきれいに保つ」
という目的に近づくことができました。
実は、これ RPAでも同じようなことが起こります。
「RPAを活用しよう」とすることで、
結果的に、業務フローの効率化が自然と進むのです！
今回は、A社の経理部で１年前に起こった事例をご紹介します。
「入力作業」という一業務を
RPAで自動化したいと思いロボ作成したら、
業務の自動化だけでなく、業務フローの改善につながった
という事例です。
業務フロー見直しに至るまでのプロセスを
なるべくわかりやすくお伝えするので、
RPA をまだ利用していないとしても、
普段の仕事を見直すヒントにしていただけます。
ぜひ最後まで御覧ください！
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◇事例:会計ソフトへの入力作業
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いまから１年ほど前、A社の経理部で
その週に発生した経費（接待費や備品購入など）を
会計ソフトに入力するという作業を手作業で行っていました。
だいたい週に20～30件くらい、
毎週金曜日に、30分ほどかけて行なっていました。
非常に単調な作業で、
しかもこの作業を行うのは決まって金曜の午後です。
週末の午後ということで集中力の低下は著しく、
入力ミスも頻発していました。
「このストレス、なんとかしたい！」
と、40代の経理部長が
RPAでの自動化に取り組みました。
ここで面白いのが、手入力のときには無かった
「EXCELへ転記する」
という工程を増やしたことです。
① 人が手作業でやっていたとき
「システムA」→「システムB」
② RPA で自動化しようとしたとき
「システムA」→「EXCEL」→「システムB」
皆さん、なぜだと思いますか?
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◇この事例の副産物:データの集約
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答えは、「EXCELに転記する方が全体の効率化が進むから」です。
背景を説明しますと、
実は、同じデータを3回使い回す必要がありました。
最初に請求があった経費のデータを元に、
① 会計ソフトへの入力（費用計上）
② WEBバンキングへの入力（支払い処理）
③ 再度、会計ソフトへの入力（支払い履歴照合）
と、複数のシステムに順番に入力していたのです。
この3つの工程が、EXCELに元となるデータを集約することで、
業務フローが非常にシンプルに、かつ効率的になったのです。
さらに、なにか修正が必要な場合や、不具合が起こった場合にも、
「EXCELだけ見れば原因がわかる」
という状態になり、リスク管理がしやすくなりました。
すべて、元をたどると、
「RPA をどう活用しようか」
と考えたことから生まれた発想になります。
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◇おわりに
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いかがでしょうか。
「業務フローを整えてからRPAを検討しようと考えていたら、
すでに1年以上経ってしまった」
なんてお話を伺いますが、
そんな時にはRPAをまず試してみるとよいかもしれません。
RPAを活用しよう!とすることで
「やめられないか」
「まとめられないか」
など、現場に業務改善の視点が身につき、自然と業務フローが見直されていきます。
ぜひ、RPAを活用することで、
業務フロー改善の一歩を踏み出してみませんか？
「どの業務が RPAに向いているの?」と疑問を持たれたら、
まず一度弊社のコンサルタントにご相談してみてください。
業務の洗い出しや、洗い出した業務の自動化優先度等を診断する
業務診断なども無料で行っています。
そしてインフィニティーシーズでは、
座談会形式で皆様のお困りごとをざっくばらんにお聞かせいただく
「RPA活用の可能性を探る座談会」を承っております。
まずは業務効率化の第一歩として、お気軽にご参加いただければと思います。
ご興味をお持ちいただけましたら、ぜひお声がけください。
お待ちしております。