「やりたいことはたくさんあるのに、日々の業務に追われて着手できない…」
多くの企業ご担当者さまから、こうした声をよく耳にします。
RPAで自動化する業務と言えば、毎日や毎週繰り返される定期業務と思いがちですよね。
しかし、定期業務ではなく、期末だけ発生する。
そんな確認作業でも十分に自動化の効果を発揮で来たんです。
今回は、実際にとある会社の人事部で発生した
“スポット業務”をRPAで効率化した事例をご紹介します。
【一人あたり22レポート×約200名。確認作業は約10時間】
その企業様では、課題図書や全社研修の学びを「レポート」として全社員に共有しています。
目的は、
・ 学びを言語化して理解を深めること
・ 他の社員の考え方に触れ、多様な視点を得ること
提出は任意ですが、提出者にはインセンティブがあるため、
人事部では提出状況の確認が必要になります。
対象となるレポートは22種類、対象社員は約200名。
確認項目は以下の3点です。
・ 提出数は基準を満たしているか
・ 期限内に提出されているか
・ 300文字以上記載されているか
実際に手作業で試したところ、1人あたり約3分。
200名分となると、**約10時間**かかる計算でした。
期末の繁忙期にこの工数を確保するのは、現実的ではありません。
【「すべて自動化しない」ことで、10時間が1時間に】
そこで活用したのが、当社のRPAツール「RPAロボパットDX」です。
過去に作成したロボットを応用し、以下の作業を自動化しました。
・ Excelで対象社員を抽出
・ メールから該当レポートを検索
・ ファイルを開いて文字数を確認
・ 結果を一覧に記録
ロボットが全体の約8割をチェックし、
不備があるものだけを人が最終確認する形にしました。
その結果、作業時間は
約10時間 → 約1時間に短縮。
ポイントは、「100％の完全自動化」を目指さなかったことです。
ロボットと人が役割を分担することで、
スピードと正確性の両立が可能になりました。
【スポット業務でも、RPAは活用できる】
今回ロボットを作成した担当者は、次のように話しています。
「これまでRPAは、毎月・毎週発生する定型業務に使うものだと思っていました。
でも実際は、期末だけ発生するような単純作業にも十分活用できました。」
人事業務は、新制度の導入や新しい取り組みなど、まだ仕組み化されていない仕事も多い部門です。
「工数がないからできない」と考えるのではなく、
「ロボでできるかもしれない」と発想を変えることで、着手できる業務が増えていきます。
RPAは単なる効率化ツールではなく、
『業務改善の選択肢を広げる存在』だと、
今回あらためて実感しました。
【まとめ】
・ スポット業務でもRPAは活用できる
・ 一部自動化でも大きな効果が出る
・ 人とロボットの役割分担が成功のポイント
「全部自動化しなければ意味がない」ということはありません。
まずは小さな業務からでも、見直してみることが第一歩です。
当社では、このような自動化事例を多数ご紹介しています。
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